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Software de Gestão Educacional para IES: Por que devo contratar?

Contar com um Sistema Integrado de Gestão Educacional, especialmente nesse momento de grandes desafios para o ensino superior, tornou-se algo praticamente obrigatório.

A forma de gerenciamento pedagógico mudou muito ao longo dos anos e, com isso, a administração dessas instituições precisou se modernizar para que pudesse acompanhar os tempos modernos.

Em vias gerais, a primeira, e mais notável mudança, diz respeito ao perfil dos alunos universitários.

Se antes, a maioria dos universitários eram jovens que tinham suas mensalidades pagas pelos pais ou parentes, hoje, podemos ver alunos que arcam com as próprias e que, assim, além de terem outros compromissos, tendem a ser mais criteriosos e conscientes também.

Aliás, justamente pelo número de responsabilidade que atualmente os estudantes possuem, que vão muito além do seu curso, é que eles dispõem de menos tempo e disponibilidade, por isso, por exemplo, é grande o número de cursos e matérias que são feitos inteiramente à distância.

A necessidade de organização da IES e a migração do alunos para o digital fez a concorrência no setor tornou-se cada vez maior. Com isso, as instituições de ensino devem utilizar o apoio de um software de gestão educacional completo.

É sobre isso que falaremos no decorrer deste artigo. Acompanhe!

O que é um Software Gestão Educacional?

É um sistema que integra diversas áreas da instituição visando uma administração mais eficiente e com resultados positivos e duradouros.

É um sistema que integra diversas áreas da instituição visando uma administração mais eficiente e com resultados positivos e duradouros.

Em geral, abrange e atende às 3 principais frentes da IES como: administrativo da instituição, os professores e os alunos.

Sendo algumas de suas soluções:

Para a instituição:

  • Registros acadêmicos centralizados, de fácil acesso e manutenção;
  • Registros financeiros com gestão de dados contábeis e auditáveis;
  • Gestão de turmas e horários;
  • Gestão do contrato de trabalho dos professores;
  • Controle do fluxo de solicitações e atendimento aos alunos;
  • Gestão completa da biblioteca;
  • CRM com campanhas para captação, para controlar evasão e inadimplentes;

Para o professor:

  • Registro de notas e presenças;
  • Comunicação com os alunos;
  • Material das aulas;
  • Ambiente para aulas on-line.

Para o aluno:

  • Acompanhamento de notas e presença;
  • Material de estudo;
  • Horários e grades;
  • Avisos em geral;
  • Comunicação com professores e instituição;
  • Solicitação de serviços diversos;
  • Posição financeira;
  • Aulas on-line;

Quais os benefícios para a Instituição?

Inúmeros. Mas, apenas para citar alguns dos mais importantes, podemos falar que a integração das áreas, logo, evita confusões e elimina o retrabalho.

Exemplificando, um processo mais simples – um professor que antes precisava enviar suas notas para a secretaria, que depois de colocar no sistema fazia a informação chegar no aluno.

Hoje, lança diretamente no sistema e, automaticamente, a instituição e os alunos recebem exatamente a mesma informação. Muito mais prático e ágil!

E um exemplo de um processo mais complexo e atualmente muito requisitado – o controle de aulas EAD.

Além de um bom conteúdo, a instituição precisa que sua gestão seja automatizada e integrada com os processos da secretaria, para que realmente seja um processo que facilita e ajuda na interação com o aluno.

E não, ao invés disso, gerar retrabalhos para a secretaria e dificuldade para o estudante conseguir visualizar suas aulas.

Se a instituição utilizar sistemas descentralizados e sem integração automatizada, isso certamente será causa de constantes reclamações.

Além disso, exatamente por facilitar a comunicação, o sistema tende a ajudar as IES na retenção de seus alunos até o final de seus cursos, evitando a evasão.

Isso se torna possível graças ao acompanhamento do desempenho dos alunos e a elucidação de dúvidas e reclamações, por exemplo.

Sem falar que ainda auxilia na captação de novos alunos, já que o sistema armazena todo o perfil dos alunos e necessidades, facilitando ações de marketing focadas.

Olhando para o lado mais administrativo do negócio, o sistema possibilita um efetivo controle dos custos.

Além disso, possibilita um plano de ação para que seja diminuído o número de inadimplentes e para que exista a otimização de todos os processos.

Contudo, não podemos deixar de falar do maior benefício do software gestão educacional: a integração!

Uma vez implantado, todos os dados da instituição passam a ser unificados em um único lugar. Oferecendo uma série de relatórios que permitem aos gestores a melhor visualização da realidade da sua instituição.

Relatórios financeiros, por exemplo, são uma regra para qualquer sistema de gestão.

Além disso, é possível consultar o desempenho geral da universidade através:

e assim por diante.

Perguntas frequentes

Para finalizarmos este tema, precisamos falar sobre algumas questões comumente levantadas quando falamos na implantação de um sistema de gestão para IES.

Um sistema de gestão educacional é caro?

Um sistema que integra toda uma instituição é um investimento, ele deve se pagar logo nos primeiros meses, já que trará uma grande economia de tempo e dinheiro à instituição.

A implantação é complexa?

Depende da escolha do fornecedor, procure um que deixe transparente o processo de implantação e tenha experiência comprovada, isso fará toda a diferença para deixar você e sua equipe mais tranquilos.

Demora para implementar?

Esta resposta é relativa. Isso porque vai depender dos processos e da organização atual da universidade, e novamente da escolha certa do fornecedor.

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