Sistema de gestão

Gestão Universitária: sistema de gestão na nuvem ou local? Qual a melhor opção?

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Muitos gestores já entenderam a necessidade de modernizar e otimizar a administração de suas Instituições de Ensino Superior, entretanto, uma nova dúvida se faz presente a partir desta compreensão: utilizar um sistema de gestão na nuvem ou um sistema local mesmo?

Bem, como não são poucas as variáveis que motivam esta decisão vamos nos aprofundar um pouco mais nas dúvidas mais corriqueiras e tentar ajudar nesta escolha, que em geral, conta com prós e contras em ambos os casos, por isso, é preciso uma análise cuidadosa.

Vamos lá?

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O que é sistema de gestão?

Antes de mais nada, vamos explicar um pouco sobre o sistema de gestão como um todo.

Em vias gerais, trata-se de um software que integra diversos campos da Instituição de Ensino Superior em um único lugar. O principal foco do sistema está justamente na unificação das informações em um mesmo ambiente, algo que possibilita maior controle das operações, otimização dos processos, maior autonomia para a tomada de decisões e uma redução considerável dos custos.

Para se ter uma ideia da eficácia de um sistema de gestão, basta falarmos que ele possibilita aos gestores pleno conhecimento de fatores educacionais, operacionais, administrativos e financeiros, ou seja, ele consegue visualizar desde a quantidade de papel que a secretaria precisa até os alunos inadimplentes, passando pela produtividade dos professores e o aproveitamento dos alunos. Isso sem falar, é claro, que sistema de gestão possibilita que todos os valores de entrada e saída sejam acompanhados em tempo real, oferecendo aos gestores uma melhor visualização da situação financeira da Universidade inteira.

Além disso, em alguns casos, os softwares ainda apresentam um ambiente especialmente voltado para o controle da biblioteca, que por sinal, pode representar grandes perdas financeiras caso não seja devidamente administrada.

Agora que entendemos um pouco sobre o quanto um sistema de gestão abrange dentro de uma universidade, podemos falar das peculiaridades dos dois modelos de operação, o local e o na nuvem.

Sistema de gestão local

De forma simplificada, o sistema de gestão local é um software comprado pela universidade e instalado em um servidor dentro da própria instituição. A partir da decisão de manter o software dentro da universidade, se faz necessária uma infraestrutura mínima, inclusive de uma equipe de TI.

Boa parte dos gestores que optam por este modelo o fazem por questões de segurança, isso porque todos os dados da Universidade estão naquele servidor dentro do espaço físico da instituição (o que na verdade pode ser um problema, caso o sistema não seja devidamente manuseado).

A questão financeira é outro fator que pesa nas decisões de aquisição de um software de gestão, por isso, devemos explicar que o sistema local possui custos escondidos, ou seja, o software em si pode até não ser caro, entretanto, como é adquirida uma licença permanente, quaisquer atualizações precisam ser adquiridas por fora. Isso sem falar que além da equipe de TI, é necessário que o computador utilizado para armazenamento do sistema esteja em um ambiente climatizado, algo que também gera um certo custo.

Por fim, neste modelo de operação, o suporte da empresa fornecedora é bem limitado, já que ela vende um produto e não um serviço.

Sistema de gestão na nuvem

Ainda de forma simplificada, o sistema de gestão na nuvem atua como um serviço operado inteiramente através da internet. Sendo assim, tudo que a universidade precisa para acessar todas as suas informações é de computadores com acesso à internet.

No que diz respeito à segurança dos dados, atualmente as fornecedoras destes sistemas contam com modernos bancos de dados e hospedagens, além disso, são obrigados a garantir aos clientes à segurança dos dados, sendo assim, efetuam backups e manutenções periódicas.

a questão financeira é ainda mais atrativa se compararmos com um sistema local, isso porque o pagamento é realizado no modelo de mensalidade e toda atualização realizada no sistema não oferece qualquer novo custo à universidade.

Por fim, somente o sistema na internet possibilita aos alunos a chance de ter suas aulas on-line através de um login e senha fornecidos pela universidade.

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Considerações finais

Como foi possível ver através de uma breve explicação, o sistema de gestão na nuvem tende a trazer maior autonomia e versatilidade que o sistema local. Além disso, o custo operacional é bem menor. Entretanto, entendemos que os sistemas locais têm o seu valor, sendo assim, somente o gestor da universidade pode compreender qual destas seria a melhor opção.

Agora, temos um ponto crucial, independente da escolha do tipo de sistema para a sua Instituição de Ensino Superior: o sistema precisa ter sido desenvolvido especialmente para o ambiente universitário.

Falamos isso porque existem muitos softwares no mercado que não foram especialmente desenvolvidos para universidades e, neste caso, uma série de “puxadinhos” precisam ser feitos para que seja possível atender à todos os requisitos básicos de uma faculdade.

O problema é que estes “puxadinhos” podem se tornar uma grande dor de cabeça no futuro caso a sua universidade cresça ou mesmo mude algum processo básico.

Por isso, antes de escolher, de fato, a fornecedora do sistema de gestão da sua Instituição de Ensino Superior, tenha a certeza de que ele foi desenvolvido exclusivamente para ambientes universitários.

Bom, esperamos ter sanado possíveis dúvidas quanto aos sistemas de gestão universitária, entretanto, caso tenha ficado alguma questão, deixe aqui o seu comentário.

Nos próximos artigos voltaremos a falar sobre sistema de gestão na nuvem e local sempre com o intuito de auxiliar os gestores das universidades nessa importante decisão. Então…até a próxima.

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