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6 benefícios de um Sistema de Gestão Educacional

6 beneficios de um sistema de gestão educacional

A seguir farei 3 perguntas que servirão de base para nossa conversa hoje:

Sua instituição já possui um Sistema de Gestão Educacional?

Caso possua um sistema, ele foi especialmente desenvolvido para instituições de ensino superior?

Você é capaz de avaliar os principais benefícios do seu sistema?

Se a sua resposta foi negativa para qualquer uma dessas perguntas, então este artigo é para você e para a gestão da sua instituição.

Nos nossos últimos artigos falamos sobre sistema de gestão integrado especialmente voltado para o ensino superior, porém, neste artigo, decidimos unificar alguns dos temas de nossos posts anteriores e falar dos maiores benefícios de contar com um sistema desse na gestão da sua universidade. Acompanhe!

Armazenamento dos dados

Os sistemas foram desenvolvidos para facilitar a vida dos gestores, ou seja, evitar retrabalhos e dificuldade de encontrar determinados dados.

Justamente por isso, eles mantêm todos os dados relativos à universidade armazenados na nuvem, desta forma, além de mais seguras, as informações ficam também mais acessíveis.

Justamente por ter um armazenamento on-line é que os gestores, alunos e professores conseguem acessar os dados que lhe convém de qualquer lugar do mundo, desde que tenham uma conexão com a internet, login e senha.

Os dados dos alunos, dos professores e da própria instituição ficam unificados de maneira a permitir uma melhor consolidação dos dados na busca por informações mais precisas.

Controle financeiro

Outra função crucial do sistema de gestão educacional é o total controle dos fatores ligados ao setor financeiro da instituição.

Estamos falando do controle de caixa, do controle dos investimentos, das cobranças de mensalidades e inadimplência, do controle sobre contratos dos professores, etc.

  • além dos processos acadêmicos;
  • gestão dos alunos e envio de dados para processos do MEC automatizados;
  • Controle de serviços disponibilizados para os alunos e controle de fluxo interno;
  • Ofertas da turma e compartilhadas entre turmas e cursos diferentes;
  • acompanhamento de ambiente de portais para alunos e professores.

Recentemente escrevemos um artigo sobre relatórios financeiros que pode completar a leitura deste tópico.

<< OS RELATÓRIOS FINANCEIROS QUE A SUA INSTITUIÇÃO PRECISA CONTROLAR >>

Gestão do tempo e de recursos

Conforme falamos, o foco deste sistema está em otimizar, especialmente o tempo e os recursos envolvidos nos processos da instituição como um todo.

Para isso, o sistema elimina qualquer necessidade de retrabalho. Toda informação que é alimentada no sistema, automaticamente, alimenta diversos relatórios diferentes.

Este processo garante que o mesmo dado apareça em diversos momentos diferentes do processo de gerenciamento, evitando erros e processos duplicados.

Além disso, o sistema consegue mostrar à diretoria da instituição onde estão os ralos ou pontos de melhoria nos processos para que assim, um plano de ação seja formulado e colocado em prática.

O artigo Como fazer a gestão de processos educacionais pode complementar esta leitura também.

Controle do desempenho

Conforme falamos, o sistema ajuda no entendimento da qualidade e eficiência dos processos e o mesmo se aplica ao desempenho.

É sabido que as instituições de ensino precisam seguir alguns critérios estipulados pelo Ministério da Educação e, parte destes critérios provém da qualidade do ensino.

Portanto, é de suma importância o controle do desempenho dos professores, e claro, dos alunos.

O índice de aprovação, inclusive, afeta não somente à nota dada à universidade, mas também interfere na evasão de alunos que por vezes desistem de seus cursos depois de sucessivas reprovações.

Controle da evasão e captação de alunos

E por falar em evasão de alunos, neste tópico falaremos sobre como o sistema pode ajudar a evitar a saída de alunos e na captação de alunos novos.

O controle dos dados dos alunos faz com que o sistema ofereça as ferramentas de análise necessárias aos gestores para entender os motivos da desistência dos alunos quanto a seus cursos.

Por outro lado, os dados dos alunos que já fizeram matricula ou inscrição para algum curso também podem ajudar no planejamento de campanhas de marketing que visam a captação de novos alunos.

Fatores como renda, idade, cursos, profissões, disponibilidade de horários, condições de pagamento e índices de aprovação são alguns dos itens que ajudam na definição dos perfis dos alunos e que devem ser avaliados na busca pela diminuição da taxa de desistência e pela crescente adesão de novos alunos.

No artigo 4 dicas para aumentar a receita de uma universidade abordamos ambos os casos. Vale a pena dar uma olhada.

Comunicação interna e externa

Além de tudo que falamos até aqui, o sistema de gestão ainda melhora a comunicação sob 3 pontos de vista diferentes: Aluno – Instituição, Aluno – Professor e Instituição – Professor.

O sistema armazena todas as interações entre todas essas frentes de maneira à, justamente, melhorar os processos internos.

É desta forma, por exemplo, que a instituição consegue humanizar e personalizar o trato com os alunos (algo muito valorizado atualmente).

Por outro lado, a instituição possui pleno controle das tarefas de responsabilidade dos professores como o lançamento de notas, oferta de conteúdos e materiais para suas aulas de forma on-line.

Considerações finais do Sistema de Gestão Educacional

Para finalizarmos este artigo falaremos sobre o fato de o sistema de gestão ser especialmente desenvolvido para o ambiente de ensino.

Veja, existem inúmeros sistemas de gestão disponíveis no mercado, entretanto, os processos educacionais são muito específicos, veja as aulas on-line por exemplo.

Exatamente por isso, caso uma instituição contrate um sistema generalista, uma série de pequenas alterações técnicas precisam ser realizadas no sistema.

O problema é que isso pode causar problemas que avançarão como uma avalanche.

Fazendo uma analogia, cada alteração é como se fosse construído um novo puxadinho onde não há estrutura para suportar mais esse peso.

Ou seja, é uma solução temporária e que pode gerar um problema muito maior quando a estrutura não suportar mais.

E caso precise de ajuda neste processo, fale com um dos nossos especialistas! Ficaremos felizes em avaliar sua instituição a fim de garantir o melhor sistema de gestão da área.

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