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O feedback dentro da IES: 4 dicas para promover uma comunicação eficiente entre aluno e instituição.

feedback na ies

Saber como as pessoas se sentem a seu respeito é importante para seu desenvolvimento pessoal e autoconfiança.

Não é diferente quando falamos de Instituições de Ensino Superior. Para oferecer o melhor serviço, manter alunos e professores satisfeitos, além de implementar mudanças para o desenvolvimento da IES é necessária uma boa comunicação Instituição – Professor – Aluno. Que é possível através dos feedbacks recebidos.

Nesse sentido, levando em consideração que a figura do coordenador de curso dentro da academia é talvez uma das mais requisitadas. Ele passa a ser ponte nas relações dentro da universidade, sendo necessário para que muitas transformações nesse ambiente aconteçam.

Para se desenvolver e de fato ser eficiente veja abaixo nossas dicas.

1 – Todo mundo reclama!

Será que devo mesmo levar em consideração um feedback negativo?

Todo mundo reclama, é um fato e não vamos discordar disso. No entanto, o que você faz com essas queixas é o que te diferencia dos demais.

Como facilitador, você deve encarar de frente as avaliações recebidas, priorizando aqueles que apontam possíveis falhas que podem ser melhoradas. Deve-se enfrentar de forma rápida e criativa esse tipo de situação.

Torna-se essencial ter estratégias para administrar esse relacionamento, sendo importante ressaltar que elas devem ser definidas e mensuráveis, e que você precisa estar disposto a melhorar.

2 – Tenho muitos alunos! Como atender de forma satisfatória a todos?

Nesse momento, pode entrar em cena estratégias como: pesquisas de satisfação entre outras, objetivando o melhoramento do relacionamento institucional. Porém, nos preocupamos em trazer para você uma visão diferenciada para um atendimento satisfatório.

Fique atento as nossas dicas abaixo.

2.1 – Não faça uma simples pesquisa de satisfação. Seja criativo!

Quantas dessas pesquisas você já respondeu nos seus anos de faculdade? Já observou como elas são sempre todas iguais e longas?  Experimente responder um dos questionários da sua instituição e veja como ele é apresentado ao seu estudante.

Claro que existem informações cruciais que devem ser colhidas na sua pesquisa. Porém, quando nos deparamos com uma pergunta cuja a resposta é uma escala de 0 a 10 a reação normal é dar longo suspiro e contar até 10.

É possível conseguir o mesmo resultado sendo um pouco mais inventivo, você lida com jovens adultos de personalidade e vocabulário diferenciados, perguntar pra eles escalas de 0 a 10 não é atrativo.

Tenha em mente que manter a retenção de alunos é importante por isso pense em maneiras produtivas de obter as respostas que quer. Um exemplo aleatório para ilustrar a ideia.

Pergunta: Sobre seu coordenador de curso. Ele é acessível e ajuda-o a solucionar problemas referentes ao seu curso com rapidez?

  1. O melhor! The Flash.
  2. Precisei correr, literalmente, para falar com ele, mas consegui.
  3. Cara difícil!
  4. Nunca nem vi!

Um exemplo simples que mostra onde queremos chegar. Criatividade no ambiente educacional é possível e você é o responsável por manter um bom grau de contentamento entre seus acadêmicos.

Lembre-se: um feedback negativo nas mãos do influenciador certo pode causar grandes problemas para sua imagem e da sua universidade.

2.3 – Seja acessível.

Você é uma pessoa fácil de localizar?

Dentro de uma IES, a figura do coordenador é fundamental, como já dissemos: é a ponte entre o aluno e a própria instituição, portanto, ser acessível é imprescindível.

Quando não se tem meios ou um sistema para solicitação de serviços ou resolução de problemas, o estudante recorrerá a você.

 Você “nunca ser encontrado” é frustrante para seu aluno. Sabemos que é uma pessoa ocupada, todavia, pense como é significativo para seu discente saber que pode contar com seu você e encontrá-lo quando precisa.

No momento do feedback ele se lembrará disso.

Uma opção boa é ter um gerenciador de tarefas para organizar seus compromissos estabelecendo um horário para receber seus alunos. Marcar reuniões importantes logo pela manhã é interessante, assim no período da tarde você pode estar disponível.

Outra coisa significativa é ser um bom conselheiro, universitários vivem sob muita pressão é comum que se sintam desmotivados e pensem em “trancar” o curso. Uma boa conversa franca e amigável pode resolver isso.

Portanto, estar preparado para dar bons conselhos e ajudá-los também conta muito. Humanize seu contato, trate-os com a importância que eles têm.

2.4 – Colher informações é trabalhoso. Porque você não automatiza isso?

Apostar em um software ou sistema para automatizar o colhimento de informações, gerenciar solicitações de serviços e documentos, assuntos financeiros vão proporcionar um retorno de forma rápida e eficaz para atender a todos. Sendo personalizável para recolher as informações necessárias naquele momento. Entre outras coisas que ele pode oferecer.

O mundo tornou-se automatizado a rapidez da informação exigiu isso e ficar atrás pode torna-lo obsoleto.

Ademais, os índices de retrabalho, feedback negativos, insatisfação dos alunos e professores, tempo de execução de serviços, entre outros caem muitíssimo tornando sua gestão mais eficiente.

3 – Comunicação é a palavra-chave para colher um bom feedback na IES.

É importante ressaltar que toda estratégia inovadora deve ser bem construída, para isso o diálogo deve ser aberto, possível e transparente.

Sem propor uma sugestão genuína de melhoria é impossível alcançar as mudanças positivas que você precisa, menos ainda o progresso desejado.

Contudo, entendimento e ferramentas adequadas são a chave para obter sucesso no restabelecimento de um relacionamento educacional saudável. Ter uma ideia inovadora sem poder executá-la, além de impraticável, é frustrante. Esteja alinhado e atualizado para não ser superado.

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