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5 passos para implantar sua secretaria digital ou acervo acadêmico.

infográfico 5 passos para implantar sua secretaria digital

Em abril de 2020 acaba o prazo para que as instituições de ensino superior implantem a nova exigência do Ministério da Educação (MEC). O Acervo Acadêmico ou Secretaria Digital.

Através da Portaria n° 315 de 2018 o MEC propõe a criação de um Acervo Acadêmico Digital nas Instituições de Ensino Superior.

Este acervo incluirá documentos digitalizados recebidos e criados pela instituição, no que se refere, a documentação do aluno matriculado.

Uma dúvida recorrente sobre esta etapa do processo – a digitalização documental – é a necessidade de aquisição de um GED (Gerenciador Eletrônico Documental).

Por esse motivo, nos preocupamos em sanar essa dúvida em um dos pontos deste artigo, então fique conosco até o final e saberá o que fazer para evitar gastos desnecessários.

Prosseguindo. Para que sua instituição esteja dentro das normas deverá implementar seu acervo online até a data limite. Caso contrário, poderá sofrer sanções como: impossibilidade de abertura de novas vagas, dentre outras.

Além disso, o não cumprimento das exigências caracteriza deficiência e não atendimento aos parâmetros de qualidade do ensino superior estabelecidos pelo Sistema Nacional de Avaliação da Educação Superior (SINAES).

Contudo, a questão que surge nesse meio tempo é: Como devo fazer para iniciar meu processo e cumprir esses requisitos?

Pensando nisso, criamos 5 passos para implantar sua secretaria digital ou acervo acadêmico na sua instituição de ensino. Acompanhe conosco cada um deles abaixo!

O motivo para a criação da Portaria n° 315

O objetivo principal é a segurança da informação e a manutenção de um banco de dados.

Garantindo às informações:

  • Confiabilidade
  • Autenticidade
  • Integridade
  • Durabilidade

Onde colocar essas informações?

Para garantir a implantação do acervo acadêmico é necessária aquisição de um Sistema de Gestão Educacional que possua armazenamento em nuvem e certificado de segurança digital.

O MEC estipulou que este sistema tenha algumas especificações que se adequam as suas exigências, são elas:

  • Gerenciamento do banco de dados de forma segura e adequada;
  • Segurança dos arquivos na base de dados para manter a autenticidade e preservação deles;
  • Uso da certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

Dito isto, vamos ao passo a passo!

Passo 1- Implantação de um Sistema de Gestão

Passo inicial para instituições que não possuem ou desejam mudar de sistema.

Existem várias opções no mercado, entretanto destacamos que as melhores opções são aqueles integrados, ou seja, em um ÚNICO sistema é possível gerir todas as atividades da sua instituição.

Dizemos isso porque existem opções divididas em “módulos” que são totalmente desacoplados, ou seja, sem uniformidade e coerência das informações, além de serem comercializados separadamente aumentando consideravelmente o custo efetivo total da contratação.

Esta é uma questão a levar em consideração, pois outros custos entrarão no montante total, tais como: o processo de digitalização e criação do acervo digital, por exemplo, que envolve:

  • A contratação de empresa especializada em digitalização de documentos.

Passo 2- Criação de Equipe de Curadoria Institucional (Comitê Gestor)

Uma das exigências é que se crie um Comitê Gestor, este fará a curadoria de todo o acervo físico da instituição.

Definirá quais documentos serão digitalizados, fazendo também a aplicação da Certificação Digital para comprovar a segurança e autenticidade das informações.

Esse comitê será responsável também pela solução dos desafios e dificuldades da implantação prestando contas ao gestor geral.

Você não precisa realizar esta tarefa sozinho aconselhamos que se crie uma equipe de pelo menos 3 pessoas para auxiliá-lo e delegar tarefas.

Passo 3- Digitalização Documental

Processo de escaneamento da documentação física e separação em pastas referentes.

Para essa fase do processo pode ser necessário um Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) como mencionamos na introdução deste artigo.

O que gera dúvidas a respeito já que muitos sistemas de gestão educacional não possuem esta função e não permitem o upload dos arquivos na própria plataforma.

Entretanto, precisamos frisar novamente que existem opções no mercado completas e que eliminam um gasto desnecessário com a contratação avulsa de um GED.

E reforçando que o MEC não exige que a aquisição de um GED específico para gerenciar os arquivos.

Se o Sistema de Gestão escolhido pela instituição possuir as funcionalidades mínimas e necessárias para atender a portaria, sua instituição já suprirá as exigências.

No entanto, se o seu Sistema de Gestão atual não possuir a função haverá sim a necessidade de contratação de um software externo que fará o gerenciamento dessa documentação.

Possibilitando a consulta online e demais ações necessárias. Contudo, acaba por se tornar um gasto a mais no Custo Efetivo Total do processo.

Passo 4- Upload no Sistema

Aqui seus documentos serão armazenados dentro seu Sistema de Gestão. Criando-se uma nuvem de documentos que pode ser acessada a qualquer momento.

Isso otimiza o tempo de trabalho e gerenciamento por parte da equipe docente. E através da codificação somente pessoas autorizadas têm acesso aos documentos do acervo.

A garantia de segurança e falta de perda da documentação são uns dos principais diferencias da criação da secretaria digital.

Passo 5- Recursos de segurança (Assinatura Digital)

Para garantir ainda mais segurança e adequação as exigências do MEC é necessária habilitação e uso de alguns recursos como:

  • Assinatura Digital

Diferentemente da assinatura eletrônica simples também com validade jurídica, a assinatura digital possui Certificado Digital ICP-Brasil uma exigência da Portaria n° 315 do MEC.

Portanto seus documentos são assinados digitalmente como que de próprio punho garantindo além da validade jurídica maior segurança através da certificação digital emitida.

Outros Benefícios e Vantagens da Secretaria Digital ou Acervo Acadêmico.

  • Facilidade de acesso após a criação do acervo;
  • Maior segurança para as informações;
  • Integração dos dados;
  • Aumento da produtividade da sua equipe docente;
  • Sustentabilidade com a redução da utilização de papel;
Quer ver na prática como implantar sua Secretaria Digital e criar uma biblioteca de documentos acadêmicos online?

Baixe nosso Infográfico: 5 passos para implantar sua secretaria digital ou acervo acadêmico.

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Retificação

Em 13 de Março de 2020 foi publicada a Portaria N° 332 no Diário Oficial da União atualizando o prazo de digitalização do acervo acadêmico que, até o momento de publicação deste artigo era Abril de 2020, passando agora para uma prorrogação de 48 meses.

Você pode verificar a atualização da portaria aqui.

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