Acervo Acadêmicootimização de processos

2 dicas rápidas para criar um Acervo Acadêmico Digital

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Panorama

A Portaria 315 do MEC é a atualização mais recente da Implantação do Acervo Acadêmico Digital dentro das Instituições de Ensino Superior.

Atualizou o Decreto 9.235 de 2017 que exigiu a transferência de toda a documentação para o meio digital de forma segura, autêntica e confiável.

Instituições de Ensino possuem e criam muitos documentos essenciais para os processos de aceitação, transferência e formação de estudantes, nos 4 a 5 anos em que estes estão matrículados o volume de documentos só aumenta e após sua saída a instituição ainda precisa disponibilizar outra série para que enfim este aluno se forme e/ou continue seus estudos.

Ou seja, a necessidade de digitalização destes documentos é necessária tanto para diminuir a quantidade de papel utilizado quanto para otimizar e facilitar a utilização e disponibilidade dos mesmos e protegê-los.

Nesse contexto, surgiu o prazo para o acervo acadêmico online ser criado, abril de 2020 é a data final.

Pelo lado empresarial este é um diferencial estratégico bastante importante para o crescimento da instituição, pois objetiva otimizar rotinas e lidar de maneira mais eficiente com a nova profusão de documentos que a aquisição de novos estudantes trará.

Contudo, as instituições de ensino devem seguir alguns passos para cumprir o prazo. Pensando nisso, criamos 2 dicas rápidas para a criação do seu Acervo Acadêmico Digital, vamos ver?

Dica 1 – Ferramenta

Você deve ter em mente que para fazer o upload dos documentos institucionais é necessário um local online com Armazenamento em Nuvem para estacionar tais arquivos.

Este local deve oferecer tanto para sua equipe acadêmica quanto para o seu corpo discente facilidade de acesso, segurança, estabilidade e alta perfomance, além de possuir navegabilidade responsiva.

A autenticidade é garantida pela Certificado Digital ICP-Brasil.

A segurança dos arquivos pode ser garantida armazenando-os em servidores próprios ou armazenamento em nuvem que também fará esse papel, além de dar acesso remoto aos arquivos. E provendo assim uma forma de recuperá-los em eventuais problemas.

Muito tem se falado sobre os GEDs, gerenciadores de documentos avulsos que também fazem essa gestão, entretanto, acabam encarecendo ainda mais o processo.

Por isso, se sua ferramenta, ou seja, seu Sistema de Gestão Educacional possuir essa funcionalidade pode evitar mais gastos.

Se este não possuir, infelizmente, haverá a necessidade de contratação de um GED.

Por isso, opte por contratar um Sistema de Gestão Educacional Completo, que além de adequar-se as novas exigências também gerenciará seus processos internos como os setores acadêmico e financeiro da instituição.

É importante também que esta ferramenta tenha alta capacidade de armazenamento e comporte o volume de processamento de arquivos.

Recapitulando…

  • O upload dos documentos digitalizados deverá ser feito em sistema com gerenciador de documentos;
  • Deve possuir armazenamento em nuvem para acesso remoto e segurança;
  • Possuir certificado digital para garantir a autenticidade legal da cópia online.

Dica 2 – Hierarquia dos Documentos e Equipe Gestora

Nesta dica você deve utilizar seu Comitê Gestor, uma equipe que fará todo o gerenciamento dos arquivos desde sua separação, classificação, digitalização até o upload no sistema.

Aplicará também certificação e assinatura digital nos mesmos.

Uma dica extra para esse processo é a criação de um mapa mental de classificação documental, desta forma visual sua equipe mapeará as etapas do processo mais rápido.

Dizemos isso porque a hierarquia dos documentos bem como sua separação em pasta pode ser um processo confuso exigindo muita atenção.

Um mapa vai dar uma visão da organização dos arquivos e pasta e um caminho para encontrá-los mais rapidamente.

Outra dica extra…

Seus documentos devem ser upados no formato internacional PDF/A, este tipo de arquivo garante a vida útil do ser arquivo por muito tempo.

Considerações Finais

Se você busca se adequar as novas exigências do MEC e ainda incorporar uma gestão mais eficiente dentro da sua instituição esse é um passo importante.

Implementar um sistema integrado com gerenciamento de documentos digitais garante a sua instituição:

  • Redução de custos
  • Redução do uso de papel
  • Maior durabilidade do seu acervo de documentos
  • Mobilidade
  • Segurança e autenticidade
  • Auditoria mais eficiente do acervo.

Investindo em um bom sistema sua instituição ganha, seus estudantes e sua equipe também, com um Acervo Acadêmico Digital ganha-se agilidade, evita filas e feedback negativo, além de melhorar seu atendimento ao aluno.

Sem falar na inserção eventual da instituição na nova era tecnologica que a educação está passando.

O prazo está próximo, mas ainda é possível implementar seu acervo.

Não perca tempo, tenha mais dicas práticas com nosso Infográfico: 5 passos para implantar sua Secretaria Digital.

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